Materi Pembelajaran 2

Tata Cara Pengarsipan Yang Baik

     A.    PERALATAN PENYIMPANAN ARSIP

                    i.          Map Arsip/ Folder

Adalah lipatan kertas/ plastik tebal untuk menyimpanan arsip. Macam-macam map arsip/ folder meliputi :

·         Stopmap folio (map berdaun)

·         Snelhechter (map berpenjepit)

·         Brief Ordner (map besar berpenjepit)

·         Portabel (map bertali)

·         Hanging folder (map gantung)

                  ii.          Sekat Petunjuk/Guide

Adalah alat yang terbuat dari karton/plastik tebal yang berfungsi sebagai petunjuk, pembatas atas penyangga deretan folder.

                iii.          Almari arsip/Filling Cabinet

Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk lemari yang terbuat dari kayu, aluminuium atau besi baja tahan karat/api.

                iv.          Rak Arsip

Adalah almari tanpa daun pintu atau dinding pembatas untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukan dalan ordner atau kotak arsip.

                  v.          Kotak/Almari Kartu/Card Cabinet

Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu kendali, kartu indeks. Dan kartu-kartu lain yang penyimpanannya tidak boleh sembarangan agar mudah untuk ditemukan kembali

                vi.          Berkas Peringatan/Ticker file

Adalah alat yang digukan untuk menyimpan arsip/kartu-kartu yang memiliki tanggal jatuh tempo.

              vii.          Kotak Arsip/File Box

Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang terlebiih dahulu dimasukkan ke dalam folder/map arsip.

            viii.          Rak Sortir

Adalah alat yang digunakan untuk memisah-misahkan surat yang diterima, diproses, dikirimkan atau untuk menggolongkan arsip sebelum disimpan.

      B.     TATA CARA PENYIMPANAN ARSIP

               i.              Horizontal Filling (Flat filling)

Penyimpanan arsip dengan cara dimasukkan dalam stopmap atau snelhechter kemudian ditumpuk ke atas dalam almari arsip (disusun secara medatar/horizontal dari bawah ke atas).

             ii.              Vertikal Filling

Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam folder/map arsip kemudain diletakkan berdiri/tegak memanjang (sisi panjang arsip sejajar dengan lipatan folder/map) dan sidudun berurutan dari depan ke belakang.

           iii.              Lateral Filling

Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam snelhechter atau brief ordner kemudian diletakkan verdiri dengan punggung di depan.

Credit on Bantex